Whatsapp: Inimigo ou aliado?

Desde sua criação em 2009, o app de mensagens Whatsapp cresceu e modificou a forma como as pessoas e empresas se comunicam. Conforme uma declaração recente do CEO da empresa, são enviadas mais de 42 bilhões de mensagens diariamente por mais de 1 bilhão de usuários (infos na data desde post, em março de 2016).

Com o número de usuários cada vez maior e com recursos de envio de mensagens, criação de grupos de assuntos e ligações gratuitas, como utilizar o Whatsapp no mercado de trabalho de forma produtiva e menos invasiva? Separamos 6 dicas para que possamos manter a utilização saudável da tecnologia.

Não trate qualquer assunto por Whatsapp

O Whatsapp é rápido e prático para enviar mensagens, mas não é por isso que qualquer assunto deva ser tratado através do aplicativo. Muitas mensagens requerem uma ação posterior, como o registro de uma aprovação ou armazenamento de arquivos em um servidor. Se a outra parte não utilizar o Whatsapp como canal de atendimento, isso só irá atrasar os processos. Para não errar, utilize o app somente para envio de mensagens de ações imediatas.

Conversas por áudio

Por mais que exista a opção de envio de áudios no aplicativo, não caia na tentação de fazer do Whatsapp um “email de voz”. Lembre-se que nem sempre podemos dar play na mesma hora que um áudio chega em nossa caixa e ele correrá o alto risco de ficar esquecido, sem nunca ser ouvido.

Não envie arquivos pelo Whatsapp

Por algum motivo, você achou fazer as fotos para o seu site com um iPhone seria uma boa ideia. Assim, enviá-las pelo Whatsapp seria mais prático, não é mesmo? Não para o seu projeto. Imagine que seu fornecedor não disponibiliza um número de Whatsapp como um canal de atendimento, mas você tem o celular de alguém na empresa e resolve enviar as 39 fotos pelo aplicativo. Como o celular é do funcionário e não da empresa, ninguém recebe uma cópia, não há ações sincronizadas para que essas fotos sejam enviadas automaticamente para um sistema e caberá ao seu projeto esperar que o funcionário envie as fotos para o email da agência.

Não avise que enviou email

Existe um grupo seleto de pessoas que enviam email e 3 minutos depois ligam para avisar que enviaram um email. Parte deste grupo agora envia email, depois avisa pelo Whatsapp e se aparece a confirmação de leitura e não tem uma resposta em 3 minutos, ligam para avisar. Lembrem-se que se existe urgência no assunto, o melhor é tratá-lo por telefone e caso necessite de um histórico, envie um email depois para registro do que foi falado.

Guarde seu insight da madrugada

Você é um daqueles gênios que tem maravilhosas ideias no meio da madrugada? Isso é ótimo, mas envie suas fabulosas ideias por email. O email não vibra do lado cama as 3h da manhã.

Não roube a produtividade dos outros

Já é bem batido que a principal moeda atualmente é o nosso tempo, então, não roube a produtividade dos seus contatos enviando mensagens sem urgência ou pior ainda, enviando mensagens de interesse pessoal, como piadas, política, esporte ou religião.

Como bom senso é relativo e escasso, não há como esperar que as pessoas utilizem a ferramenta da mesma que você, mas é possível configurar o aplicativo para que ele seja um aliado e não um inimigo da sua produtividade:

  • Desative as notificações de novas mensagens.
  • Abra o Whatsapp para verificar novas mensagens 2 ou 3 vezes ao dia.
  • Solicite que qualquer mensagem que exija ação posterior seja enviada por email.
  • Tenha em contrato que o Whatsapp não é um canal de atendimento da sua empresa.

Aposentar o fax é necessário, mas não corra para abraçar a todos os novos meios de contato que surgem. Corra para ter o melhor atendimento.

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